Arbejdsflow er den tilstand du er i, når du arbejder effektivt ”derudaf”, uden nogen afbrydelser – og det kan være særlig svært lige nu, hvor mange børn er i hjemmeskole, hjemmepasning eller lignende pga. pandemien.
Arbejdsflow er en fed følelse, som de fleste stræber efter. Ikke kun selvstændige, der har et arbejde, hvor noget skal ”for hånden”. Arbejdsflow er en blanding af motivation, effektivitet og arbejdsglæde, som når det hele går hånd i hånd, skaber de bedste resultater. Både på bundlinjen, men også i arbejdsglæde hos den enkelte. Derfor kan vi godt lide at være i et godt arbejdsflow. Kort sagt: Med et godt arbejdsflow får du det bedste ud af din egen og dine medarbejders indsats.
Skrevet af Lise, Bizz Up
Omvendt, så giver manglen på arbejdsflow frustrationer og stress på en arbejdsplads, og helt særligt nu hvor mange af os arbejder hjemmefra. Vi kender alle følelsen af, at vi ikke har nået det vi skulle. Ofte handler det ikke om, at vi har for mange opgaver, men fordi vi lader os afbryde for ofte samt mangel på planlægning.
Løsningen er banal og alligevel ikke så nem. Hver dag, i løbet af arbejdsdagen, møder vi afbrydelser som forstyrrer vores flow: Telefonen ringer, kolleger har spørgsmål eller vil smalltalke, møder, osv. Men også vores egen selvdisciplin er en afbrydelse der ofte afbryder det gode flow: Sociale medier, nyhedssites, indbakken – i det hele taget vores afhængighed af de mange forskellige tidsrøvere vi har så let adgang til.
Det er meget frustrerende, hvis man ikke kan finde et godt flow. Og en dag med for mange afbrydelser giver en utilfredshed, når dagen er omme og man ikke har nået det man skulle.
Der findes tusindevis af gode råd og modeller til at komme i et flow og ikke mindst forblive i et godt arbejdsflow. Vi har samlet nogle af de mest basale ting at gøre lige nu og her, så du kan starte dit gode arbejdsflow med det samme.
Rammen
Noget så essentielt er rammen. Sidder du i et åbent kontormiljø eller i et lukket kontor – måske har du hjemmekontor? Sørg for at du har en ramme der passer til hvordan du bedst kan sidde at arbejde. Siddende eller stående? På en kontorcykel eller en siddebold?
Der kan være svært at ændre rammen, men hvis du f.eks. nemt bliver forstyrret og du sidder i et åbent kontormiljø, så kan du med fordel skærme din plads af. Høretelefoner er et godt bud. En god arbejdsstilling og et godt miljø samt støj har en stor indflydelse på vores arbejdsflow, og den bedste løsning er ikke end for alle.
Oprydning har en stor betydning. Er du typen der har en masse gule post its på dit bord? Smid dem ud! Det er farligt for dit flow! Hver gang du kigger på en gul seddel, kommer dine tanker væk fra det du er ved. Du bliver afbrudt. Og det kan tage mange kostbare minutter før du er 100 % tilbage til den arbejdsopgave du egentlig er i gang med.
Så ryd dit bord for al unødvendigt. Det gælder også billeder af dine børn og din hund. Tankerne svinder hurtigt hen på gode minder – og det er dejligt – men ikke for dit arbejdsflow.
Omgivelser
Det er vigtigt, at du kommunikerer til dine omgivelser, at du prøver at koncentrerer dig. Derfor skal du fortælle dine kolleger, at hvis du f.eks. sidder med hørertelefoner på, så betyder det altså at det skal være vigtigt får de skal afbryde. Mange virksomheder bruger også mail eller andre platforme, såsom Slack, til at kommunikere på, således svaret kan komme, når der er afsat tid til det. Mere om det under planlægning.
Arbejder du på en arbejdsplads hvor I er flere, så kan du foreslå ”stilletime”. Lidt som man kender det fra efterskolen. Et afgrænset tidsrum, hvor det er helt forbudt at kontakte en kollega. F.eks. 2 timer hvor der bare arbejdes fuldstændig effektivt.
Hvis du bliver afbrudt af en kollega eller et telefonopkald, så hold dig til din planlægning og spørg om du må ringe senere.
Planlægning
Et godt arbejdsflow kræver ofte god planlægning. Lav regler for hvornår du tjekker mails. Hvornår du må forstyrres at dine kolleger. Du kan endda lave regler for, hvornår du tager din telefon. Telefontid behøver ikke kun være til kundeservice eller tidsbestilling.
En anden vigtig planlægningsopgave er to-do-listen med dine opgaver. Bryd dem ned i mindre opgaver, så de er mere overkommelige og der er flere små succeser i din arbejdsdag.
Selvdisciplin… eller mangel på samme
Hvis du ikke har den bedste selvdisciplin, så kan det være en god ide at tage lyd og notifikationen af dine indbakke. Du har i forvejen lavet en regel om at du kun må tjekke din mail to gange om dagen, men lyde og pop-pus forstyrrer stadig dit arbejdsflow.
Slet apps som trækker i din afhængighed på dine telefon. Der findes endda et værktøj der fjerner dit newsfeed på facebook. Så hvis du arbejder meget på facebook, så kan du sørge for at ligegyldige kattevideoer og pandekageopskrifter ikke hiver dig ud af dit flow.
