“Kan jeg bede min bogholder hjælpe på lageret når der er spidsbelastning?”

“Jeg har ansat den forkerte medarbejder og vil gerne fyre ham igen. Hvad er en saglig opsigelse?”

Er du en dedikeret ejerleder uden HR-afdeling? Læs her hvordan du eliminerer risikoen for at blive dømt i byretten for usaglig opsigelse.

Tør du ansætte en funktionær?

Det danske arbejdsmarked er kendt for at være et af de mest fleksible arbejdsmarkeder. Vores lovgivning og velfærdssamfund sikrer, at det er relativt nemt både at hyre og fyre en medarbejder – også en funktionær! Det er en fleksibilitet, der især er en fordel for mindre virksomheder. Hvis man har styr på sine rettigheder og forpligtelser som leder kan man således navigere stærkt og fleksibelt.

Desværre ser jeg alt for mange ejerledere, der er for usikre på deres forpligtelser!

Det er synd – for det er et vigtigt ledelsesredskab. Her giver jeg et indblik i, hvilke forpligtelser det især er vigtigt at påtage sig, hvis man vil bevare muligheden for at opsige medarbejdere sagligt med udgangspunkt i medarbejderens forhold. Dvs. i de tilfælde, hvor medarbejderen ikke agerer som ønsket. I denne omgang kommer jeg ikke ind på opsigelser begrundet i virksomhedens forhold. Ligesom særregler ift. anciennitet, graviditet, diskrimination etc. og de grelle tilfælde, hvor en bortvisning er berettiget er kapitler for sig.

Hvorfor er det kritisk, at en opsigelse er saglig?

Fordi det er alt for dyrt for virksomheden at lave usaglige opsigelser – og det giver et dårligt forløb både for den afskedigede medarbejder og de tilbageværende kolleger!

Hvis en medarbejder (såfremt medarbejderen er omfattet af funktionærloven eller langt de fleste overenskomster) opsiges uden en saglig begrundelse kan vedkommende søge om godtgørelse. Byretten vil oftest fastsætte en godtgørelse svarende til 2-6 måneders løn, hvis ikke arbejdsgiver kan dokumentere en saglig opsigelse.  Som virksomhed er det alt for dyrt – både i godtgørelse, tidsforbrug og forringet omdømme!

Så hvad skal du gøre for at sikre, at du ikke kommer til at skulle vælge mellem pest eller kolera: At komme til at hænge på den forkerte medarbejder for længe eller risikere at blive dømt i byretten for usaglig opsigelse? Hvis du følger de fem råd nedenfor har du stillet dig selv rigtig godt.

Rekrutter den rigtige medarbejder fra start!

Det lyder banalt – men gode, professionelle rekrutteringer fører til dygtige medarbejdere, der gør en forskel i virksomheden.

Jeg er stor fortaler for at have rekruttering som et konstant, strategisk pejlemærke. Vær hele tiden opmærksom på, hvilke typer medarbejdere I måske får behov for i fremtiden og om muligt så interager løbende med interessante kandidater. Så kender du markedet og er meget mere tilbøjelig til at have is i maven og ansætte den helt rigtige medarbejder, når behovet opstår.

Det ses dog ofte, at rekrutteringsprocessen først sættes i værk efter hasteordren er gået ind… Vi får pludselig alt for travlt! Og risikerer derved at ansætte den første og den bedste. At ansætte en medarbejder, der ikke har de fornødne kompetencer eller den ønskede personlighed øger naturligvis risikoen for en opsigelse – både fra virksomhedens og medarbejderens side.

Lav den gode ansættelseskontrakt

Brug kræfter på at få lavet den gode ansættelseskontrakt fra start. Det sikrer både leder og medarbejder bedre og er en god forventningsafstemning at starte med. Tænk igennem om medarbejderen skal være omfattet af fx prøvetid og 120 dages reglen ved langtidssygdom. Hvis ikke du specificerer det i kontrakten er 120 dages reglen ikke længere gældende, og du risikerer således at have en stor udgift til en langtidssyg medarbejder meget længe! Specificer arbejdssted og arbejdstid fra start – især hvis medarbejderen ofte skal ud til kunder el.lign. er det vigtigt, at der er enighed om, hvorvidt tid og udgifter til kørsel afholdes af medarbejder eller virksomhed.

Tænk bredt når du definerer medarbejderens arbejdsopgaver

Det er lederen, der kan fastlægge medarbejderens arbejdsopgaver! Det er en vigtig del af ledelsesretten – men man skal igen være opmærksom på ikke at spille sig retten af hånden.

Det er god kotume at specificere medarbejderens arbejdsopgaver nærmere i ansættelseskontrakt og stillingsbeskrivelse. Som dybt passioneret ejerleder, der naturligvis selv løser opgaver på tværs af virksomheden, når det brænder på kan det virke som en selvfølge at dine medarbejdere gør det samme.

Selvfølger er bare ikke altid selvfølgelige for medarbejderen…

Så hvis du ønsker det, skal du forventningsafstemme det fra start! Hvis du ansætter en bogholder og specificerer at vedkommende skal arbejde med regnskab og bogføring kan du ikke bede vedkommende om at hjælpe med at pakke ud på lageret ved sygdom. I små virksomheder er det oftest kritisk med større fleksibilitet på tværs af faggrænser – skriv ind fra starten at medarbejderen forventes at løse andre opgaver ved spidsbelastninger. Ellers er medarbejderen i sin gode ret til kun at ville udføre bogføringsopgaver mens I andre knokler rundt på lageret!

Husk din ledelsespligt

Som leder har du ansvaret for arbejdspladsen og medarbejderens opgaver. Giv rettidig feedback – både positiv og udviklende.

Lær at håndtere de svære samtaler med medarbejdere – det sikrer god ledelse og vil i langt de fleste tilfælde føre til en god stemning på arbejdspladsen og dygtigere og mere motiverede medarbejdere. De fleste medarbejdere ønsker at gøre sig umage og levere et godt stykke arbejde – men de har behov for feedback for at sikre deres og virksomhedens prioriteter flugter.

En gang imellem må man dog sande, at en medarbejder ikke fungerer så optimalt som ønsket. Vedkommendes kompetencer kan være utilstrækkelige, samarbejdet med kolleger eller ledelse kan være dårligt, kvalitetsniveauet for lavt eller medarbejderen har måske svært ved at komme til tiden. Det er alle saglige opsigelsesgrunde – men kun hvis du udøver rettidig ledelse! Hvis ikke du kan dokumentere, at du har påtalt den uhensigtsmæssige adfærd og givet konkrete forslag til hvordan medarbejderen kan ændre sin adfærd så den bliver tilfredsstillende, har du spillet dig selv af banen. Så står du pludselig med en dårlig sag, hvis (når…) medarbejderen hiver dig i byretten!

Husk rettidighed

En vigtig del af ledelsespligten er også, at udvise rettidig omhu. Hvis du påtaler at det er utilfredsstillende at medarbejderen kommer for sent, ikke samarbejder tilfredsstillende med kunder eller kolleger eller kvaliteten af arbejdet er for lav skal det ske i umiddelbar forlængelse af observationen. Det er ikke rettidig ledelse at pointere medarbejderen kom for sent tre gange i forrige måned!

Rettidighed er især vigtigt, i de tilfælde, hvor du har behov for at afskedige med henvisning til 120 dages reglen (såfremt, du har skrevet den ind i kontrakten!). Hvis ikke du gør det umiddelbart efter de 120 dage er udløbet, kan du ikke senere afskedige mht. reglen. Heller ikke hvis medarbejderen fortsat er sygemeldt.

Det kan virke tungt at skulle tænke over fyringer og afskedigelser. Vi håber sjældent, at det bliver nødvendigt at fyre vores medarbejdere når vi serverer morgenmad på første arbejdsdag. Heldigvis er der i min optik rigtig god overensstemmelse mellem generel god ledelse og overholdelse af ledelsespligten.

Så hvis du er en engageret ejerleder, der følger god ledelsesskik som beskrevet overfor; så skaber du højst et godt arbejdsmiljø med dygtige, passionerede medarbejdere. Men du har samtidig gjort dig selv i stand til at kunne afskedige en under-performende medarbejder hurtigt, sagligt og professionelt.

På den måde kan du hurtigst muligt igen fokusere din energi på din kerneforretning!

Hvis du har behov for uddybning eller sparring er du altid velkommen til at kontakte mig på +45 2925 3585 / Pernille@Projektlederen.com ganske uforpligtende. Du kan også læse mere på www.Projektlederen.com. Jeg har solid erfaring som leder og siddet i to HR-funktioner og seks forskellige ledergrupper i både små og store virksomheder – med et bredt udsnit af personalesager inde under huden.